Cómo evaluar un servicio de correo electrónico para empresas

Es momento de actuar

Tener un buen servicio de correo electrónico para empresas te ayudará a generar más confianza, mayor profesionalismo y mejor comunicación con tus clientes.

Tener un correo profesional genera credibilidad entre tus clientes y ayuda a construir o mantener el prestigio de una marca, pero para asegurarte de que tus correos cuentan con los aspectos mínimos necesarios para funcionar adecuadamente, es importante que sepas evaluar el servicio de correo electrónico para empresas y aquí encontrarás cómo hacerlo.

 

Todo comienza con tu nombre de dominio y el hosting

Para obtener un correo profesional debes encontrar y registrar un nombre de dominio adecuado. Éste debe ser fácilmente recordable y también cumplir con los aspectos técnicos que las direcciones www requieren para ser encontradas por los motores de búsqueda de Internet.

Considerando que existen miles de millones de sitios web en línea y que sin importar a qué sector o industria pertenezca tu empresa o negocio, si no encuentras el nombre de dominio ideal, es muy probable que estés perdiendo oportunidades de negocio y que tus prospectos estén siendo dirigidos hacia tus competidores. Para evitar lo anterior, considera registrar varios nombres de dominio y elegir extensiones que comuniquen qué tipo de productos o servicios ofrece tu compañía; de esta manera además, los buscadores Web podrán segmentar de mejor manera las búsquedas y se facilitará el proceso de dar a conocer tu sitio web.

Evita pérdidas de tiempo y dinero, ve a lo seguro buscando y registrando tus nombres de dominio con la compañía registradora de dominios de Internet más grande del mundo. Ahí podrás elegir entre una muy amplia variedad de nombres y extensiones de dominio para que tus cuentas de correo electrónico cumplan con los aspectos que te mencioné al principio: recordación de marca y construcción de prestigio.

El hosting por su parte es el siguiente aspecto importante para considerar al evaluar un servicio de correo electrónico para empresas, ya que de éste depende que tus correos lleguen a sus destinos y que lo hagan de forma segura. Te voy a explicar por qué.

El hosting o alojamiento web se refiere al lugar dentro de un servidor -o al servidor mismo, dependiendo el plan de host que requieras-, en donde se alojarán los datos del sitio web de tu compañía. Aunque puedes registrar tu nombre de dominio en un lugar y obtener hosting en otro, lo mejor es que ambos servicios los centralices con un solo proveedor porque de esta manera evitarás que tu sitio web sea inseguro o presente un mal tiempo de actividad, es decir que no esté arriba y funcionando el mayor tiempo posible. De nada servirá que envíes correos profesionales con tu nombre de dominio si tu sitio web presenta fallas o no es seguro.

Una vez aclarada cuál es la importancia de saber elegir nombre de dominio y hosting, podemos revisar los aspectos a considerar para elegir un buen servicio de correo electrónico para empresas.

 

Evaluando el servicio de correo electrónico para empresas

1. Revisa que tu proveedor sea dueño de los servidores:

Es común que las empresas ofrezcan el servicio de correo electrónico para empresas desde un servidor que no es propio, es decir, que lo tercerizan y esto puede provocar problemas desagradables como que no lleguen tus correos o que éstos sean vulnerables a sufrir algún tipo de ataque cibernético porque el servidor no recibe el mantenimiento adecuado y lo peor, si esta situación se presenta, tu proveedor no podrá ofrecer una solución inmediata ya que es un intermediario.

2. Asegúrate de tener siempre espacio disponible:

Un aspecto fundamental para evaluar el servicio de correo electrónico para empresas consiste en la capacidad de almacenamiento que el proveedor te ofrece. Mi recomendación es que busques un plan que cuente con por lo menos 10 GB de almacenamiento para que no tengas que estar eliminando tus correos electrónicos y tengas la seguridad de que siempre te llegarán la información. Si crees que tu compañía pueda necesitar incluso más capacidad de almacenamiento en algún momento, pero no quieres invertir sino hasta que esto suceda, revisa que tu proveedor te permita migrar de plan de forma inmediata y sin condiciones para que te quedes tranquilo.

3. Revisa que el servicio de correo electrónico para empresas ofrezca la seguridad necesaria:

Tanto al ir como al venir, los correos electrónicos pueden sufrir ataques y cuando no es así, existe la posibilidad de recibir correos no solicitados e incluso, como es el caso de los correos electrónicos que utilizan dominios gratuitos, publicidad indeseable. Un buen servicio de correo electrónico para empresas cuenta con filtros de virus y correo no solicitado, así como protocolos de seguridad. Pregunta si tu plan lo incluye y si no es así, considera invertir en otro o revisa los planes de correo comercial que tiene el registrador de dominios más grande del mundo; ahí todos los planes incluyen la mejor seguridad.

4. Conoce cuáles son los valores agregados que ofrece:

Un buen proveedor de servicio de correo electrónico es aquel que cumple con las tres premisas que arriba te mencioné, pero también es aquel que te ofrece valores agregados que pueden resultarte muy útiles como aplicaciones que elevan la productividad de tu negocio o empresa, por ejemplo, calendarios en línea compartidos, herramientas de Office y su última versión en línea para que tú y tus colaboradores puedan trabajar desde la nube en tiempo real y de manera segura.

5. Evalúa a su equipo de asistencia:

Es muy común que al momento de adquirir un plan o servicio de correo electrónico para empresas, recibas la mejor atención del vendedor, pero una vez que realizaste la compra y se presenta el primer inconveniente o tienes dudas, resulta que el proveedor no te ofrece la atención experta que requieres o bien, no está disponible cuando lo necesitas. Para evitar problemas, asegúrate de que el proveedor elegido cuenta asistencia técnica de primer nivel y que ésta se encuentre disponible para ti las 24 horas, los 365 días del año.

Gabriela María Prieto Aguirre
De nacionalidad salvadoreña, reside actualmente en la Ciudad de México. Comunicóloga de la Universidad Anáhuac México. Ha desarrollado diferentes textos para diversas industrias, tanto en español como en inglés. Le apasionan los temas de mercadotecnia, problemas globales, letras, tecnología y cultura. Experiencia en manejo de redes sociales, creación de copies publicitarios y estrategias de mercadotecnia, tanto para México como Latinoamérica. Una de sus áreas de interés es neuromarketing. Apasionada de las letras, actualmente se desempeña en el área de Content Marketing de Virket.